たも氏オススメほぼ日手帳の使い方(会社編)

会社ではカズンを使っている

ほぼ日手帳歴が8年になろうとしている僕は、会社ではほぼ日手帳のカズンを使っている。特にカバーは付けずにそのまま裸の状態。会社デスクに置きっぱなしにしていて、プライベートの予定は書き込まない。完全に仕事用として一冊を使っている。

たも的な使い方

使い方はtodoリスト、メモ、残業の記録、業務日誌も兼ねている。電話を受けたメモも書く。紙面に限りがあるから昔の日付に書いてしまうこともあるけれど、気をつければいつ誰の対応をしたかをちゃんと記録できる冊子になる。
僕の今年の業務は多岐にわたる個別の分掌(それぞれに関連があまりない)が多いため、下手をすると「あ、やっべー忘れてた」ということになりかねない。なので気づいたらその日のタスクに組み込んでおく。使い方はシンプルで

タスクを□で書き出して、終わったものは■にしていく古典的な使い方

をしている。至極古典的、人によってはメモ用紙にやることを忘れないよう書き出したり、outlookやその他のtodoリストを使っている人も多いと思う。これはまったく個人によりけりで続くものを使えばいいと思う。僕の場合、中学生の頃から慣れ親しんでいる方法で割とモチベーションを保てている。
outlookを使ったりガントチャートの手帳も買ってみたけれど、長期的プロジェクトよりも日々のタスクの方が主であるためほぼ日手帳が今のところ最適になっている。日々の予定は課で共有のスケジュール管理ツールがあるので、来客の予定等はそちらで管理している。

とにかく細分化して□を■にしていくため、1日の終わりには多くが■になっている。しかしながら終わってないものは□のままなので、翌日もそのタスクは書き込む。その日に相手方の担当者が不在で事が進まなかったりすると、どうしてもそういうことが起きる。

昨年まではそんなタスク管理をしなくても忘れるなんてことはなかったけれど、今年はこうしないと必ず忘れてヤバい状況になっていたと思うので、今のところうまく機能していると思っている。残念ながら、「大事だけど緊急でないもの」と「大事じゃないけど緊急なもの」がごっちゃになってしまうので、その点はこの管理方法では管理できていないと感じている。

ライフ面に応用できないか

自分にはこの方法が合っているのだなと再確認した一年であった。これを日々の家事のタスク、ライフ面でも活かすことができないかと最近考えている。僕はほぼ日手帳のオリジナル版も使っているけれど、こちらはマンスリー面ばかり活用していて、デイリーページはほぼ手付かずのままだ。ここに、プライベートな予定、プライベート仕事のタスクを同様に□と■で管理することが出来れば、日々の自己研鑽などにも活かせる気がしている。掃除、粗大ゴミを市へ連絡する、銀行で振込む、パスポートを受取る、等々先延ばしにしてしまいがちなものがある。これらを同じように管理できないか、(ほぼ日手帳が2冊になってしまうが)研究中である。